1 档案信息化概述

1.1 档案

作为世界经济和时代与社会发展的强力支撑与基础，信息技术已蔓延到世界各个角落，而档案作为人类生产生活发展的重要结晶，也是不同行业生产工作的一手资料，对于各行业未来发展的方案制定与规划具有重要意义，应尽快推动档案管理信息化建设。

1.2 档案信息化分析

基于现代科技的快速发展，档案管理逐步成为各领域可持续发展的核心构成部分，但传统档案管理工作方式落后，档案收集效率低、管理制度滞后，且管理方法不科学，应尽快转变人工档案管理形式，转为信息化管理方式[1]。

2 档案管理信息化的优点

2.1 有利于提高档案管理效率

传统的档案管理方式十分复杂而且速度较慢，因为输入与管理档案信息全部需要人力，人难免会出现一些错误，导致传统的档案管理方式的可靠性不能得到保障。现代信息技术的发展，互联网的普及，为档案管理方式提高了技术保证，档案管理方式可以摆脱传统的人工管理，创新管理方式，实现管理的信息化。只需要在计算机上输入，就可以录入和找寻到档案，十分快捷，这样提高了档案管理的效率，节省了人力、物力和财力。传统的档案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人为因素的影响，常常出现漏写或者漏抄的现象发生，影响了档案的全面性和准确性，同时由于档案管理工作对于用笔以及笔迹有着严格地要求，因此对于人员的要求比较高，不利于档案管理工作的可持续发展；因此档案管理工作的信息化进程，可以有效地提高档案管理工作资料搜集、浏览、分类以及查阅的快捷性和简单性，也提高了档案资源传递的效率，提高了档案管理人员地办公效率。

2.2 资源共享更加方便和快捷

新的档案管理方式也使资源共享更加方便，想要搜索档案只要在网络上搜索就可以找到档案信息，十分方便、快捷，档案管理的信息化使资源共享更加快捷。而传统的档案管理，因为档案管理是纸质的，查阅不方便，没法进行资源共享，并且档案管理的内容不可以复制，所以要查阅档案要去档案管理部门，这样十分复杂。传统的资源管理，档案资源的传递以及共享的困难较大，因此多数价值较高的资源都处于闲置状态，造成了资源的浪费，也造成了我国资金的浪费，提高档案管理工作的信息化进程可以提高资源的利用效率，人们运用资料和查找资料也更加方便，档案管理部门将现有的档案进行系统管理，并且不断提高管理系统的完善性，同时将档案管理系统利用网络实现资源的共享。

2.3 信息保存更加持久稳定

传统的档案管理是纸质档案，随着时间的增加，纸质保存起来比较困难，一定时间后还需要修复，而档案管理的信息化可以解决这个问题，计算机网络的存储为档案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存时间的限制[2]。

2.4 增加档案管理的安全性

传统的档案进行传送时可能会损害或者丢失，这样补救比较困难，而计算机网络的传输为档案信息的传输安全提供了保障，使传输跨越了地域，计算机管理也提高了信息的安全性。

3 档案管理理念创新

3.1 健全档案信息管理制度

档案管理的信息化要求必须创新档案管理方式，健全档案信息管理制度。传统的档案管理没有一套统一的标准，制度也不够完善。新型档案管理方式的出现，要求必须创新档案管理制度，建立一套符合新型档案管理方式的新制度，以不断提高档案管理水平。随着社会发展的逐步完善，同时还要根据不同档案的不同特点，制定针对性的措施，提高制度的约束性和可操作性；同时档案管理制度还需要对工作人员的行为进行约束，强化制度的执行力度，提高制度的约束性。

3.2 提高档案管理意识和水平

当前很多档案工作人员对档案管理工作不重视，敷衍塞责，这就出现了许多档案管理问题。因此，档案管理人员要加强管理的意识，认真细心地从事档案管理工作，登记档案信息要准确，整理档案时要仔细装订、分类和收藏。还要对档案管理人员进行专门培训，以提高管理能力，用更加先进的手段和认真负责的态度从事档案管理工作。

3.3 加强信息管理的安全性

档案信息管理的安全性是进行档案管理最需要保障的关键问题，因此必须从各个环节入手，提高档案管理的安全性。首先，要对档案管理人员进行培训，提高他们的责任感，工作细心认真。其次，对信息管理进行安全保护，实施档案数据备份，设立防火墙和查阅档案进行身份认证等措施，要训练提高管理人员网络安全防护的能力[3]。